1. Общие положения.
2. Состав хранящихся в архиве документов.
3. Основные задачи и функции архива.
4. Права и полномочия архива.
5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом.
1. Общие положения
1.1. Архив является структурным подразделением мэрии г. Аргун и входит в состав структуры мэрии г. Аргун.
1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение, площадью кв. м, расположенное в подвальном помещении здания по адресу: г. Аргун ул.А.Кадырова,62б. Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.
1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами ЧР, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.
2. Состав хранящихся в архиве документов
2. Архив хранит: следующие документы:
-документы государственной части Архивного фонда Чеченской Республики, образовавшиеся в деятельности районных, городских и других органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий. Отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района, города и Чеченской Республики;
– документы юридических и физических лиц;
– документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;
– Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.
– Документы государственной части в Архивного фонда Чеченской Республики поступают на хранение в Архив на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Архивом, действующим от имени Мэрии города.
3. Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых на хранение.
3.1.2. Прием и хранение документов профиля архива.
3.1.3. Учет документов архива.
3.1.4. Выдача в установленном порядке из архива документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
3.2. Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
3.2.1. Осуществляет обособленное хранение:
– документов на различных носителях, в том числе сейфовое хранение уникальных документов;
– страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
– документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Чеченской Республики и принятых на временное и депозитарное хранение.
3.2.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости – картонирование документов.
3.2.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
– контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;
– обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;
– контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;
– обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
3.2.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.
3.2.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
3.2.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
3.2.7. Предоставление муниципальных услуг:
– оформление архивных справок;
-выдача копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
3.2.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
– готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива;
– в соответствии с планом работы архива готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов на хранение;
– при необходимости осуществляет имеющимися в архиве средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
3.2.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложениях к ним уникальных или особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:
– готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда использования;
– в соответствии с планом работы архива готовит документы к страховому копированию для передачи их в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда;
– учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования;
3.2.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном законом порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.
3.2.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
3.2.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архива, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
3.2.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:
– использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям по их запросам во временное пользование;
– проведения архивных работ с документами сотрудником архива в рабочие помещения;
– проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.
3.2.13. Рассматривает вопрос в Архивном управлении Правительства Чр, проведения целевой экспертизы ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные для уничтожения.
3.2.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов, разрабатывает и вносит предложения по ее совершенствованию.
3.2.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
3.2.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
3.2.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) учет документов.
3.2.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архива в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами для данного вида документов.
3.2.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
3.2.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу.
3.2.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архива.
3.2.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архиве работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архиве, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
3.2.23. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников архива.
3.2.24. Изучает и использует передовой отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.
3.2.25. Готовит и проводит совещания, семинары по профильному архиву направлениям.
3.2.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководящих органов и должностных лиц Архивного Управления Правительства ЧР.
3.2.27. Вносит на рассмотрение первого заместителя Мэра, вопросы по профильным архиву направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.
4. Права и полномочия архива
4.1. Архиву предоставляются следующие права:
4.1.1. Требовать от структурных подразделений мэрии и от организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
4.1.2. Вносить предложения руководству мэрии о распорядке дня работы архива в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
4.1.3. Ставить перед руководством вопрос о целесообразности приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
4.1.4. Вносить на рассмотрение руководства обоснованные предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки и других мероприятий по обеспечению хранения документов.
4.1.5. Архив не принимает к исполнению требования:
– без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;
– без визы руководителей структурных подразделений мэрии г. Аргун при передаче документов для проведения работ сотрудником архива.
4.1.6. Архив имеет право отказать в выдаче подлинных документов при наличии фонда пользования данных документов, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами. Вопрос о выдаче документов в вышеперечисленных случаях решается руководством мэрии.
5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом
5.1. Организационно-методическое руководство работой архива осуществляет общий отдел, руководство дает задания и поручения заведующему архивом.
5.2. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности Мэром г.Аргун по представлению первого заместителя Мэра г. Аргун.
5.3. Заведующий архивом:
– организует работу архива и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, выполнение других задач и функций, возложенных на архив;
– обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины;
-вносит руководству Мэрии предложения об улучшении работы Архива;
– координирует и контролирует деятельность архива по созданию и соблюдению установленных нормативами режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в надлежащем физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:
– проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных документов;
– проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;
– определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию;
– по поручению Мэра или первого заместителя Мэра г. Аргун в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из хранилищ архива;
– организует работу по передаче документов на ответственное хранение;
– контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ;
– руководит работой по учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного учета;
– принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, копирования и охраны документов;
– принимает участие по подготовке документов, для получения разрешений на выдачу на время за пределы Мэрии архивных документов;
– принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;
– руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз (выдачу) за пределы Мэрии документов, хранящихся в архиве;
– руководит научно-методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета документов, организует их внедрение;
– решает вопросы повышения квалификации, руководит подготовкой программ учебных планов, методических рекомендаций, организует стажировки и прохождения практики специалистов;
– выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступление специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по вопросам организации работы архива.
5.4. При смене заведующего архивом прием-передача документов оформляется актом приема-передачи документов.
5.5. Архив осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых руководством Мэрии.
5.6. Архив организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Мэрии.
5.7. Штатная численность архива определяется штатным расписанием Мэрии в соответствии с объемом хранимых документов, задачами и объемом выполняемых в архиве работ, с учетом фонда оплаты труда.
5.8. Работники архива назначаются и освобождаются на основании приказов Мэра по представлению первого заместителя Мэра г. Аргун.
5.9. Должностные обязанности сотрудника архива определяются должностными инструкциями.
Заведующий архивом М.Ш. Масаева
согласовано
начальник юридического отдела Ш.С. Юнусов