Общий отдел

Общий отдел Мэрии города Аргун

Начальник общего отдела

Довкаев Расул Ильмадиевич

Телефон: 8(87147)2-22-63
Почта: dowkaev@mail.ru


Положение

об общем отделе мэрии города Аргун

 

  1. Общие положения

1.1. Общий отдел (далее — отдел) действует на правах самостоятельного структурного подразделения мэрии города Аргун без права юридического лица.

1.2. Отдел подчиняется Мэру города Аргун и его первому заместителю в соответствии с утвержденной структурой мэрии города Аргун.

1.3. Отдел возглавляет начальник отдела,  назначаемый на должность и освобождаемый  от занимаемой должности приказом Мэра города Аргун.

1.4. На время отсутствия начальника отдела (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) руководство общим отделом осуществляет другое должностное лицо,   уполномоченное приказом Мэра города.

1.5. В своей деятельности отдел руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;

— Конституцией Чеченской Республики;

действующим законодательством РФ, ЧР,

— нормативно-распорядительными документами мэрии города Аргун;

 — Уставом города Аргун;

— Положением о мэрии и настоящим Положением;

— нормативными актами по документированию управленческой деятельности;

— Инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями;

— Решениями Совета депутатов города Аргун;

— действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения.

1.6. Отдел имеет  печать с обозначением своего наименования.

1.7. Деятельность работников отдела регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются в отделе и, согласовываются с отделом правового обеспечения мэрии, подписываются начальником  отдела и  утверждаются Мэром города Аргун.

1.8. При изменении функций и задач  отдела должностные инструкции пересматриваются.

 

  1. Задачи

На отдел возлагаются следующие задачи:

2.1. Обеспечение единого порядка работы с документами (исполнение единого делопроизводства) и документационное обеспечение деятельности мэрии;

2.2. Работа с обращениями граждан;

2.3. Соблюдение законодательства по вопросам муниципальной службы;

2.4. Работа с нормативно-правовыми актами РФ и ЧР;

2.5. Ведение кадрового делопроизводства.

 

  1. Функции

Отдел выполняет следующие функции:

3.1. Участвует в формировании, совершенствовании и внедрении единой системы документационного обеспечения и нормативно-методической базы, регулирующей деятельность мэрии;

3.2. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, контролирует соблюдение правил подготовки, оформления, порядок прохождения и обработки документов, а также  сокращает объем документооборота;

3.3. Осуществляет контроль за исполнением документов в сроки, установленные действующим законодательством, ведет централизованный учет о ходе и результатах исполнения документов;

3.4. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение работников службы в структурных подразделениях мэрии города Аргун;

3.5. Осуществляет оформление, учет и хранение в течение установленного срока документов согласно номенклатуре дел;

3.6. Осуществляет обеспечение доступа (в рамках действующего законодательства) и защиты информации о  деятельности мэрии;

3.7. Осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка подготовки муниципальных правовых актов мэрии;

3.8. Взаимодействует с другими структурными подразделениями мэрии по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

3.9. Обеспечивает взаимодействие со структурными подразделениями мэрии по вопросам кадровой работы;

3.10. Осуществляет кадровое делопроизводство  мэрии города Аргун, согласно действующему законодательству (оформление и ведение трудовых книжек, личных дел, составление и хранение договоров, трудовых контрактов, составление и ведение графиков отпусков, дежурств, систематизация информации в части касающейся, работа с аттестационными материалами, составление и регистрация  протоколов заседаний  атестационно-квалификационной комиссии, ведение кадрового резерва, работа по переподготовке и повышению квалификации служащих, проектирование приказов по кадрам и распоряжений по личному составу, учет и хранение правовых актов по кадрам, ведение табеля рабочего времени и т.д.);

3.11. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением внутреннего трудового распорядка;

3.12. Ведет централизованный учет работы с устными и письменными обращениями граждан в мэрию города Аргун;

3.13. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан согласно действующего законодательства;

3.14. Ведет работу по хранению информации по обращениям граждан на бумажных и электронных носителях;

3.15. Осуществляет работу с нормативно-правовыми актами РФ и ЧР;

3.16.Исполняет протокольные поручения Главы и Правительства Чеченской Республики с дальнейшим размещением на сайте мэрии.

 

  1. Права

Отдел имеет право:

4.1. В соответствии с действующим законодательством запрашивать и получать информацию из внешних источников;

4.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений мэрии, информационные материалы, необходимые для осуществления своей деятельности;

4.3. Требовать   от   руководителей   структурных   подразделений   мэрии   и отдельных специалистов      принятия      мер,       направленных      на повышение эффективности использования средств мэрии, обеспечение сохранности собственно­сти мэрии, проведение мероприятий по улучшению контроля за правильностью примене­ния норм и нормативов;

4.4. Вносить Мэру города предложения по улучшению работы отдела и других структурных подразделений;

4.5. Возвращать исполнителям документы, исполненные с нарушениями установленных правил;

4.6. Давать рекомендации по устранению недостатков и нарушений в документах;

4.7. Проверять состояние делопроизводства в структурных подразделениях мэрии;

4.8.  Организовывать и принимать участие в созываемых руководством мэрии совещаниях (общегородские, плановые, внеплановые, и др.), входящих в компетенцию и связанные с выполнением его задач и функций;

4.9.  Принимать участие в мероприятиях по направлениям деятельности мэрии;

4.10. Вносить предложения по совершенствованию деятельности мэрии и ее структурных подразделений, в том числе информационно-аналитической деятельности;

4.11.  Привлекать с согласия руководства мэрии работников других структурных подразделений для выполнения работ, связанных с решением задач отдела;

4.12. Пользоваться относящимися к компетенции отдела информационными фондами мэрии, в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации;

4.13 Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении служащих отдела а также их поощрении и наложении на них взысканий;

4.14 Проводить проверки состояния документационного обеспечения в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до сведения руководства для принятия соответствующих мер. Вносить предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.15 Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

 

  1. Обязанности

5.1. Разрабатывать, а также  принимать участие в разработке бланков документов и других  нормативно-правовых актов  по документационному обеспечению деятельности мэрии;

5.2. Принимать участие в разработке и внедрять унифицированные формы  и бланки документов, корректировать, представлять их на утверждение с учетом последних изменений и консультировать работников в работе с документами;

5.3. Осуществлять прием, регистрацию, учет, оформление документов, их экспедиционную обработку, хранение, а также информационно-справочную работу по документам;

5.4. Организовывать своевременное рассмотрение и  подготовку доклада руководству о поступающих документах, осуществлять контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

5.5. Обеспечивать контроль за  прохождением и исполнением документов в структурных подразделениях, контролировать их исполнение в установленные сроки, обобщать и анализировать сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информировать руководство по их исполнению;

5.6. По поручению руководства организовывать подготовку проектов документов, обеспечивать их оформление и утверждение;

5.7. Организовывать машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов;

5.8. Разрабатывать сводную номенклатуру дел мэрии, обеспечивать подготовку номенклатуры дел структурными подразделениями, а также оперативное использование документационной информации;

5.9. Осуществлять постоянный контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел и подготовке их к сдаче в архив мэрии;

5.10. Принимать участие в обеспечении единого порядка отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности мэрии для передачи их на государственное хранение;

5.11. Организовывать работу по исполнению обращений граждан, в части касающейся;

5.12. Разрабатывать совместно со структурными подразделениями мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

5.13. Осуществлять работу по формированию, ведению, пополнению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обеспечения контроля исполнения документов и поручений;

5.14. Организовывать защиту информации и документации, согласно действующему законодательству;

5.15. Осуществлять планирование работы, предоставлять отчеты о проделанной работе.

 

  1. Ответственность

6.1.Ответственность возлагается за не надлежащее и  не своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением;

6.2. Работники отдела несут полную ответственность за не выполнение или не надлежащее выполнение возложенных на отдел функций и задач в соответствии  с должностными инструкциями;

6.3. За несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками;

6.4. За не рациональное распределение обязанностей между служащими отдела;

6.5. Необеспечение условий труда служащим в соответствии с санитарными нормами;

6.6. Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству.