Положение об архиве мэрии г. Аргун

1. Общие положения.

2. Состав хранящихся в архиве документов.

3. Основные задачи и функции архива.

4. Права и полномочия архива.

5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом.

1. Общие положения

1.1. Архив является структурным подразделением мэрии г. Аргун и входит в состав структуры мэрии г. Аргун.

1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение, площадью кв. м, расположенное в подвальном помещении здания по адресу: г. Аргун ул.А.Кадырова,62б. Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.

1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами ЧР, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.

2. Состав хранящихся в архиве документов

2. Архив хранит: следующие документы:

-документы государственной части Архивного фонда Чеченской Республики, образовавшиеся в деятельности районных, городских и других органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий. Отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района, города и Чеченской Республики;

— документы юридических и физических лиц;

— документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;

— Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

— Документы государственной части в Архивного фонда Чеченской Республики поступают на хранение в Архив на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Архивом, действующим от имени Мэрии города.

 

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых на хранение.

3.1.2. Прием и хранение документов профиля архива.

3.1.3. Учет документов архива.

3.1.4. Выдача в установленном порядке из архива документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.

3.2. Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

3.2.1. Осуществляет обособленное хранение:

— документов на различных носителях, в том числе сейфовое хранение уникальных документов;

— страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;

— документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Чеченской Республики и принятых на временное и депозитарное хранение.

3.2.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости — картонирование документов.

3.2.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

— контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;

— обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;

— контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;

— обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

3.2.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.

3.2.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

3.2.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

3.2.7. Предоставление муниципальных услуг:

— оформление архивных справок;

-выдача копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

3.2.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

— готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива;

— в соответствии с планом работы архива готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов на хранение;

— при необходимости осуществляет имеющимися в архиве средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

3.2.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложениях к ним уникальных или особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:

— готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда использования;

— в соответствии с планом работы архива готовит документы к страховому копированию для передачи их в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда;

— учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования;

3.2.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном законом порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.

3.2.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

3.2.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архива, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

3.2.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:

— использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям по их запросам во временное пользование;

— проведения архивных работ с документами сотрудником архива в рабочие помещения;

— проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.

Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.

3.2.13. Рассматривает вопрос в Архивном управлении Правительства Чр, проведения целевой экспертизы ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные для уничтожения.

3.2.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов, разрабатывает и вносит предложения по ее совершенствованию.

3.2.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.

3.2.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

3.2.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) учет документов.

3.2.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архива в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами для данного вида документов.

3.2.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.

3.2.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу.

3.2.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архива.

3.2.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архиве работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архиве, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.

3.2.23. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников архива.

3.2.24. Изучает и использует передовой отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.

3.2.25. Готовит и проводит совещания, семинары по профильному архиву направлениям.

3.2.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководящих органов и должностных лиц Архивного Управления Правительства ЧР.

3.2.27. Вносит на рассмотрение первого заместителя Мэра, вопросы по профильным архиву направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.

4. Права и полномочия архива

4.1. Архиву предоставляются следующие права:

4.1.1. Требовать от структурных подразделений мэрии и от организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.

4.1.2. Вносить предложения руководству мэрии о распорядке дня работы архива в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.

4.1.3. Ставить перед руководством вопрос о целесообразности приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.

4.1.4. Вносить на рассмотрение руководства обоснованные предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки и других мероприятий по обеспечению хранения документов.

4.1.5. Архив не принимает к исполнению требования:

— без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;

— без визы руководителей структурных подразделений мэрии г. Аргун при передаче документов для проведения работ сотрудником архива.

4.1.6. Архив имеет право отказать в выдаче подлинных документов при наличии фонда пользования данных документов, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами. Вопрос о выдаче документов в вышеперечисленных случаях решается руководством мэрии.

5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом

5.1. Организационно-методическое руководство работой архива осуществляет общий отдел, руководство дает задания и поручения заведующему архивом.

5.2. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности Мэром г.Аргун по представлению первого заместителя Мэра г. Аргун.

5.3. Заведующий архивом:

— организует работу архива и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, выполнение других задач и функций, возложенных на архив;

— обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины;

-вносит руководству Мэрии предложения об улучшении работы Архива;

— координирует и контролирует деятельность архива по созданию и соблюдению установленных нормативами режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в надлежащем физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:

— проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных документов;

— проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;

— определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию;

— по поручению Мэра или первого заместителя Мэра г. Аргун в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из хранилищ архива;

— организует работу по передаче документов на ответственное хранение;

— контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ;

— руководит работой по учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного учета;

— принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, копирования и охраны документов;

— принимает участие по подготовке документов, для получения разрешений на выдачу на время за пределы Мэрии архивных документов;

— принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;

— руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз (выдачу) за пределы Мэрии документов, хранящихся в архиве;

— руководит научно-методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета документов, организует их внедрение;

— решает вопросы повышения квалификации, руководит подготовкой программ учебных планов, методических рекомендаций, организует стажировки и прохождения практики специалистов;

— выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступление специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по вопросам организации работы архива.

5.4. При смене заведующего архивом прием-передача документов оформляется актом приема-передачи документов.

5.5. Архив осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых руководством Мэрии.

5.6. Архив организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Мэрии.

5.7. Штатная численность архива определяется штатным расписанием Мэрии в соответствии с объемом хранимых документов, задачами и объемом выполняемых в архиве работ, с учетом фонда оплаты труда.

5.8. Работники архива назначаются и освобождаются на основании приказов Мэра по представлению первого заместителя Мэра г. Аргун.

5.9. Должностные обязанности сотрудника архива определяются должностными инструкциями.

Заведующий архивом                                                                      М.Ш. Масаева

согласовано

начальник юридического отдела                                                  Ш.С. Юнусов

Back to top